De Regionale Klachtencommissie Zorg ’s-Hertogenbosch e.o. acht een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens, waaronder medische gegevens, van groot belang. Persoonlijke gegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. In deze verklaring is het privacybeleid van de Klachtencommissie vastgelegd. Wij geven hierin informatie over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Persoonsgegevens, waaronder medische gegevens, worden door de Klachtencommissie verwerkt ten behoeve van de klachtenbehandeling van de door u of door uw wettelijk vertegenwoordiger, gemachtigde of zaakwaarnemer ingediende klacht(en) over een gedraging jegens u in uw hoedanigheid als cliënt van één bij de Klachtencommissie aangesloten zorginstellingen. In deze privacyverklaring wordt verder gesproken over ‘vertegenwoordiger’ indien de wettelijk vertegenwoordiger, gemachtigde of zaakwaarnemer wordt bedoeld. Dit geldt ook voor een klacht die door een nabestaande is ingediend.

Welke en wiens persoonsgegevens verwerken wij?

Het gaat om uw persoonsgegevens, zoals uw naam, adres en woonplaats. Ook kan het voor de behandeling van uw klacht nodig zijn om bijvoorbeeld medische of verpleegkundige informatie uit uw zorgdossier te raadplegen en te verwerken. Daarnaast verwerkt de Klachtencommissie naam, adres en woonplaats van degene die namens u een klacht heeft ingediend. De Klachtencommissie kan uw vertegenwoordiger conform de Klachtenregeling vragen aan te tonen dat deze bevoegd is om namens u een klacht in te dienen, door inzage in een geldig legitimatiebewijs of ander juridisch document te vragen (hier wordt geen kopie van gemaakt).

Zorgdossier

De Klachtencommissie kan u als klagende cliënt verzoeken toestemming te verlenen aan de Klachtencommissie om kennis te nemen van uw zorgdossier en andere relevante documenten, indien en voor zover dat voor de behandeling van de klacht noodzakelijk is. Hiervoor ontvangt u een toestemmingsformulier ter ondertekening (machtiging). Indien een nabestaande een klacht indient, wordt er geen toestemming gevraagd aangezien het doorgaans de hoofdbehandelaar is die besluit of het (medisch) beroepsgeheim wordt doorbroken ten gunste van een ander dan de overleden cliënt.

Verstrekking aan de aangesloten zorginstelling over wie een klacht is ingediend

De gegevens die u of uw vertegenwoordiger dan wel de nabestaande aan de Klachtencommissie verstrekt zal de Klachtencommissie aan de betreffende (aangesloten) zorginstelling verstrekken voor zover dit noodzakelijk is voor de behandeling van de ingediende klacht, dan wel indien dit verplicht is op grond van wet- en regelgeving.

Beveiliging

De Klachtencommissie heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de verstrekte persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. De gegevens die in beheer zijn van de klachtencommissie, voor zover relevant voor en gedurende de klachtenbehandeling en de wettelijke bewaartermijn, zijn digitaal beveiligd opgeslagen.

Geheimhouding

Eenieder van de leden van de klachtencommissie die betrokken is bij de behandeling van klachten en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden is conform de Klachtenregeling verplicht tot geheimhouding daarvan, behoudens voor zover een wettelijk voorschrift tot bekendmaking verplicht of uit zijn taak bij de uitvoering van de Klachtenregeling de noodzaak tot bekendmaking voortvloeit. De betrokken zorgverleners zijn op basis van hun arbeidsovereenkomst, CAO en gedragscode gehouden aan (medisch) beroepsgeheim.

Communicatie van de Klachtencommissie

Alle per email verzonden communicatie van de Klachtencommissie wordt digitaal verstuurd naar u of uw vertegenwoordiger, dan wel de nabestaande, de raad van bestuur en de bij de klacht betrokken medewerkers van de aangesloten zorginstelling. Indien het medisch inhoudelijke gegevens betreft, wordt er gebruik gemaakt van een gecodeerde/versleutelde manier van verzenden. Op verzoek is het mogelijk dat correspondentie per post naar u of uw vertegenwoordiger dan wel naar de nabestaande wordt verstuurd.

Van de hoorzitting wordt een verslag gebruikt, deze verslaglegging is ter naslag voor de klachtencommissie en komt niet beschikbaar aan partijen. Na verzending van het uiteindelijke advies wordt deze geanonimiseerd en ter lering verstrekt aan de raden van bestuur en klachtenfunctionarissen van de bij de Klachtencommissie aangesloten zorginstellingen. 

Archivering en bewaartermijn klachtendossier

Het secretariaat van de Klachtencommissie bewaart alle documenten met betrekking tot een klacht in een klachtdossier. Een dossier wordt conform de Klachtenregeling maximaal twee jaar bewaard na afronding van de klacht (de uitspraak). Documenten met betrekking tot een klacht worden niet in uw zorgdossier bij de aangesloten zorginstelling bewaard.

Rechten omtrent uw gegevens

U hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van uw persoonsgegevens, voor zover dat niet in strijd is met enige wettelijke bepaling. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door de Klachtencommissie. Ook hebt u het recht de door u verstrekte gegevens door de Klachtencommissie te laten retourneren indien gewenst. Hiertoe kunt u bij de Klachtencommissie een verzoek doen. Deze rechten gelden ook voor uw vertegenwoordiger, met uw aantoonbare toestemming.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw gegevens dan kunt u hierover met ons contact opnemen. Komen we hier niet samen uit, dan hebt u altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

Informatie

As u naar aanleiding van ons privacybeleid nog vragen of opmerkingen hebt, neem dan contact met ons op. Op de site is eveneens ons verwerkingsregister te raadplegen.