De Klachtencommissie hanteert de volgende formele procedure bij de behandeling van een klacht:

1.

Na ontvangst van uw klachtbrief neemt de ambtelijk secretaris van de Klachtencommissie telefonisch contact met u op. Zij geeft uitleg over de werkwijze van de commissie en bespreekt met u of dit aansluit bij uw behoeften en wensen. Als dat zo is krijgt u een schriftelijke bevestiging van ontvangst van de klacht. In deze brief wordt samengevat welke aspecten van de klacht in de behandeling worden betrokken. Bij de brief ontvangt u een machtigingsformulier, waarmee u de Klachtencommissie toestemming geeft tot inzage in uw zorgdossier en tot het inwinnen van informatie over het gebeurde. In het geval u klaagt namens of voor iemand anders, wordt een machtiging voor verdere klachtbehandeling en inzage in het zorgdossier aan de cliënt toegezonden.

2.

De ambtelijk secretaris en de voorzitter beoordelen of u ontvankelijk bent in uw klacht; dat wil zeggen of u bevoegd bent te klagen, of de gebeurtenis waarover u klaagt niet langer dan twee jaar geleden is en of de klacht reeds elders behandeld is of nog behandeld wordt. Tevens beoordelen zij of de Klachtencommissie bevoegd is om de klacht in behandeling te nemen en te onderzoeken. Hier ontvangt u schriftelijk bericht van.

3.

Zodra de Klachtencommissie de ondertekende machtiging heeft ontvangen, wordt een kopie van uw klachtbrief naar de betrokkene(n) gestuurd en/of een supervisor of manager. Hen wordt verzocht binnen twee weken schriftelijk te reageren op de klacht. In de meeste gevallen wordt ook het zorgdossier opgevraagd.

4.

U krijgt de beschikking over de reacties van de betrokkenen en over de gegevens die relevant zijn voor de klachtbehandeling.

5.

U wordt uitgenodigd om daarop te reageren, tijdens een hoorzitting waarbij u, aangeklaagden en de Klachtencommissie aanwezig zijn. Het doel van deze hoorzitting is het verkrijgen van informatie voor de Klachtencommissie. Er zullen vragen gesteld worden aan u als klager alsmede aan aangeklaagde(n) en beide krijgen ook de mogelijkheid om vragen te stellen of opmerkingen te maken, hetzij met respect over en weer.

6.

Eventueel kan de Klachtencommissie de mening van een externe deskundige vragen, voordat zij haar advies uitbrengt.

7.

Als het hele onderzoek is afgerond, komt de Klachtencommissie tot een gedegen advies. De Klachtencommissie kan de klacht 'gegrond' of 'ongegrond' verklaren. Gegrond betekent dat het onderzoek door de commissie heeft uitgewezen dat uw klacht terecht is. Ongegrond betekent dat de commissie op grond van de verzamelde gegevens van mening is dat uw klacht niet terecht is, óf dat er geen - of onvoldoende - gegevens beschikbaar zijn waarop de commissie haar oordeel kan baseren. Het advies van de Klachtencommissie is voorzien van een zorgvuldig tot stand gekomen motivatie.

8.

U, de aangeklaagden(n) en de Raad van Bestuur van de betreffende instelling krijgen schriftelijk bericht van het advies van de Klachtencommissie. Hierna is het aan de Raad van Bestuur om naar u en aangeklaagde(n) te reageren met een oordeel. Tegen het advies van de Klachtencommissie kan niet worden ingegaan.