Om een klachtbrief goed en voorspoedig in behandeling te nemen, dienen de volgende elementen in de brief voor te komen:

• Uw naam, adres en nummer / emailadres waarop uw bereikbaar bent voor de Klachtencommissie;
• Een weergave van de zorginstelling (en locatie) waar u over klaagt, en mogelijk meer specifiek: welke zorgprofessional?;
• Het dient voldoende duidelijk te zijn namens wie u klaagt: klaagt u zelf als client of klaagt u als vertegenwoordiger of naaste namens een client?
• Heeft u voor het bespreken van uw klacht wellicht al contact gehad met de klachtenfunctionaris van de betreffende instelling? Vermeld dat dan in de brief.
• Waar klaagt u over? Gelieve dit bij voorkeur puntsgewijs, zo specifiek mogelijk, voorzien van toelichting, op te nemen in de brief. Klaagt u bijvoorbeeld over de communicatie tussen u en uw zorgverlener, geef dan aan met welke medewerker dit was, op welk moment ed.
• Gelieve duidelijk gebruik te maken, voor zover mogelijk, van bijbehorende date en weergave van periodes (bv: geef aan hoelang u ergens woont, en vanaf wanneer u niet meer tevreden bent over de zorg);
• Indien u verwijst naar bijlagen, benoem dit dan.
• Met de brief heeft u tot doel dat de klacht wordt onderzocht, u mag dit nader specificeren, echter op suggesties en uitlatingen over schadevergoeding mag en kan de commissie niet ingaan.

Gebruik de knop hieronder om een voorbeeldbrief te downloaden (bron: website Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd)