Overzicht verwerkingen van Regionale Klachtencommissie Zorg ’s-Hertogenbosch e.o. (hierna: Klachtencommissie)
In het kader van de AVG kent de Klachtencommissie een plicht tot het bijhouden van een verwerkingsregister (omdat zij o.a. medische gegevens verwerkt), ten behoeve van de verwerkingen die zij verricht voor haar opdrachtgevers.
Naam en contactgegevens
Regionale Onafhankelijke Klachtencommissie Zorg 's-Hertogenbosch e.o.
bereikbaarheid: regionale-klachtencommissie@home.nl of 06-11879004
Verwerkingsverantwoordelijken
Gedurende de inhoudelijke klachtbehandeling zijn de leden van de zittingscommissie van de Klachtencommissie betrokken bij de klacht en hebben in die hoedanigheid inzage in het klacht- en zorgdossier van de klager (vaak de cliënt). De voorzitter en de ambtelijk secretaris hebben toegang tot en inzage in alle bescheiden die binnen komen bij de Klachtencommissie. Naast de leden, de voorzitter en de ambtelijk secretaris zijn er geen andere betrokkenen.
Rol binnen de Klachtencommissie
Bij behandeling van de klacht kent hebben de verwerkingsverantwoordelijken de rol van voorzitter, lid en ambtelijk secretaris.
Doeleinden gegevensverwerking
Doel is te komen tot een in eerste instantie ontvankelijk / niet ontvankelijk verklaren van de klacht.
Wanneer de klacht in behandeling wordt genomen is het doel te komen tot gegrond / ongegrond verklaren van de klacht en het klachtonderzoek te voorzien van een advies aan de opdrachtgever (de zorginstelling). In veel gevallen is het raadplegen van het - in relatie tot de klacht - relevante zorgdossier dat de cliënt bij de instelling heeft, daarvoor noodzakelijk. De wettelijke grondslag voor haar werkzaamheden is terug te vinden in de Wet kwaliteit, klachten en geschillen in de zorg.
De betrokkenen en persoonsgegevens
Verwerking van persoonsgegevens waaronder – in veel gevallen tevens de - medische gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht om tot een zorgvuldige beoordeling van de klacht te kunnen komen.
Van klager worden primair de volgende gegevens geregistreerd: naam, adres, woonplaats, emailadres, telefoonnummer en geboortedatum. In een latere fase in het klachtproces worden – mits daar toestemming toe aanwezig is- gegevens uit het zorgdossier van de cliënt verwerkt.
Van aangeklaagde worden naam, en emailadres en telefoonnummer geregistreerd.
In de voorfase van de klachtbehandeling wordt aan klager gevraagd een machtiging te verstrekken ten behoeve van dossierraadpleging door de Klachtencommissie.
Er kan worden gecontroleerd door de Klachtencommissie – in het geval er geklaagd wordt door iemand anders dan de cliënt – of de cliënt instemt met de klachtbehandeling (door middel van een toestemmingsformulier). Tevens wordt er in dat geval een machtiging verstrekt om als Klachtencommissie inzage te verkrijgen in diens (zorg)dossier. Indien er wordt geklaagd door een vertegenwoordiger van de cliënt, kan de Klachtencommissie vragen om inzage te geven in (juridische) documentatie hieromtrent, om zo te verifiëren of er gerechtigd wordt geklaagd uit naam van de cliënt. Hier wordt nadrukkelijk geen kopie van gemaakt.
Met deze machtiging vraagt de Klachtencommissie dat deel van het bij de betreffende instelling bekende zorgdossier wat relevant is voor de beoordeling van de klacht op. De ambtelijk secretaris, de voorzitter en leden van de zittingscommissie hebben hier toegang tot, zolang het klachtonderzoek loopt.
Indien een nabestaande een klacht indient, wordt er geen toestemming gevraagd aangezien het doorgaans de voormalig hoofdbehandelaar van de cliënt is die besluit of het (medisch) beroepsgeheim wordt doorbroken ten gunste van een ander dan de overleden cliënt, met in achtneming van het vigerende juridische kader.
Bewaartermijn
De Klachtencommissie bewaart alle bescheiden met betrekking tot een klacht in een (online) dossier. Een dossier wordt maximaal twee jaar bewaard, na afronding van de klacht.
Toegang
De werkzaamheden van de Klachtencommissie vinden hoofdzakelijk digitaal plaats. De ambtelijk secretaris en de voorzitter hebben toegang tot een gezamenlijke mailbox waarin alle informatie binnenkomt. Hierin wordt niet meer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel daarvan.
Gedurende het klachtonderzoek hebben de voorzitter en de leden van de zittingscommissie – via versleutelde bestanden – toegang tot het klachtdossier.
Externe partijen hebben geen enkele toegang tot welke gegevens dan ook. In het advies aan de opdrachtgever worden de NAW-gegevens van klager en aangeklaagde vermeld. Verder worden aan geen enkele derde gegevens verstrekt.
De Klachtencommissie heeft een website. Hier worden geen persoonsgegevens verwerkt. De door de Klachtencommissie verstrekte adviezen worden geanonimiseerd weergegeven op de website, na instemming van de betreffende zorginstelling.
Beveiliging
De Klachtencommissie heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de verstrekte persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking;
- De leden van de Klachtencommissie gebruiken een device waarop zij de werkzaamheden voor de klachtencommissie verrichten; deze bestanden zijn digitaal beveiligd.
- Bestanden waarin medische gegevens zijn opgenomen worden versleuteld verstuurd, in het emailverkeer binnen de Klachtencommissie, alsmede tussen de Klachtencommissie en partijen (klager, aangeklaagde, de zorginstelling).